Zombie management – när arbetssätt fortsätter trots att meningen gått förlorad

Arbetssätt som ingen längre vet varför de finns. Möten som återkommer utan att leda vidare. Policyer som blir fler – men inte nödvändigtvis gör verksamheten bättre. Hur mycket zombie management finns egentligen i våra organisationer?

Nyligen deltog jag i en nätverkslunch med LNC, där professor Mats Alvesson från Lunds universitet samtalade med LNC ordförande Håkan Pålsson om ledarskap, styrning och funktionell dumhet i organisationer.

Begreppet zombie management väcker onekligen bilder. Något som en gång hade ett liv och fyllde en funktion, men som fortsätter att röra sig genom organisationen långt efter att meningen gått förlorad. Det kan vara arbetssätt, möten, policyer, styrmodeller eller idéer om ledarskap som lever vidare trots att ingen längre riktigt kan förklara vilken nytta de skapar.

När kloka människor slutar ställa frågor

Funktionell dumhet handlar inte om att människor saknar intelligens. Tvärtom. Den uppstår när kloka och kompetenta människor slutar att ställa kritiska frågor och i stället anpassar sig till det som redan görs. För vi är sociala varelser. Vi vill passa in och vara en del av gruppen. Det är ofta enklare att följa rådande arbetssätt, använda de vedertagna orden och delta i ännu ett möte än att fråga om det faktiskt leder någonstans.

Det finns också kognitiva skäl. Att ifrågasätta sådant vi tar för givet kräver både energi och reflektion. Det kan dessutom skapa osäkerhet, friktion och obekväma samtal. På kort sikt kan det därför vara funktionellt att inte tänka för mycket. Verksamheten flyter på, konflikter undviks och människor vet vad som förväntas av dem. På längre sikt kan samma anpassning bromsa lärande, utveckling och förnyelse.

Det som fungerar – och det som inte längre gör det

Mycket av det som sker i organisationer fungerar ju, åtminstone på något sätt. Möten kan skapa samordning. Policyer kan ge struktur. Gemensamma begrepp kan underlätta kommunikationen och styrmodeller kan bidra till tydlighet. Problemet uppstår när vi slutar undersöka om det som fungerar på ett sätt samtidigt skapar problem på ett annat.

Ett möte kan ge information men ändå ta mer tid än det skapar värde. En policy kan ge trygghet men samtidigt minska människors ansvarstagande. Ett gemensamt språk kan underlätta kommunikationen men också övergå i en intern lingo där orden till slut betyder allt – och ingenting.

Då riskerar möten att bli ritualer, styrning att skapa avstånd och samtalen att utvecklas till ett slags ”bullshit bingo”.

När avståndet växer

I större organisationer ökar ofta avståndet mellan olika delar och nivåer. Återkopplingen blir sämre, överblicken minskar och den horisontella verkligheten möter inte alltid den vertikala styrningen. De som fattar besluten har inte alltid tillgång till erfarenheterna från dem som befinner sig närmast verksamheten. Samtidigt ser den som arbetar i en del av organisationen inte alltid vilka konsekvenser ett arbetssätt får någon annanstans.

Ingen enskild person behöver ha fattat ett dåligt beslut. Ändå kan organisationen som helhet fortsätta att upprätthålla arbetssätt som inte längre bidrar till kärnuppdraget.

Det är kanske just det som gör funktionell dumhet så intressant – och så svår att upptäcka inifrån.

Motmedlet behöver inte vara ännu en modell

När något inte fungerar är det lätt att svara med en ny modell, en ny rutin, ytterligare en policy eller ännu ett utvecklingsprojekt. Men motmedlet kan börja i något betydligt enklare: att stanna upp och ställa frågor.

Vad leder detta till?

Vad är meningen med det vi gör?

Vem skapar det värde för?

Vad behöver vi bevara?

Vad skulle hända om vi slutade?

Frågorna är enkla att formulera, men inte alltid lika enkla att ställa i den egna organisationen. Vi blir hemmablinda, anpassar oss till varandra och fortsätter att göra sådant som blivit självklart – även när ingen längre riktigt kan förklara varför.

Det krävs också en miljö där människor vågar vara kritiskt reflekterande utan att uppfattas som negativa, besvärliga eller illojala. Att ställa frågor är inte detsamma som att vilja rasera allt. Det handlar om att kunna skilja det som faktiskt fungerar från det som främst lever vidare av gammal vana.

Här kan en extern processledare göra skillnad

En extern processledare är inte en del av organisationens invanda mönster, interna lingo eller självklara sanningar. Det gör det möjligt att se sådant som har blivit svårt att upptäcka inifrån – och att ställa de frågor som organisationen själv kanske har slutat ställa.

I Grow Insight hjälper jag organisationer och grupper att stanna upp, synliggöra invanda mönster och undersöka det som annars lätt tas för givet. Inte för att ifrågasätta allt. Inte heller för att komma in med ett färdigt svar på vad organisationen borde göra.

Utan för att skapa en process där olika erfarenheter och perspektiv kommer fram, där antaganden kan prövas och där reflektionen leder vidare till konkreta val. När organisationen förstår vad som behöver bevaras, förändras eller avslutas blir det också lättare att samla kraft kring det som verkligen ska genomföras.

Insikt före insats. Förstå före förändra.